Организация зарегистрирована в феврале когда сдавать отчетность. Бухгалтерская отчетность вновь созданной организации. Что будет, если налоговый инспектор не знает закон и подумает, что надо сдавать, а я не сдам

Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР) - это один из первых отчётов только что созданного ООО. Бланк отчётности выглядит простым, тем не менее, сдача СЧР вызывает массу вопросов, на которые мы дадим ответы в этой статье.

Кто должен сдавать сведения о количестве работающих

Если судить по названию, сдавать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели. Но Министерство финансов считает, что отчитываться должны все компании, в том числе недавно организованные, в штате которых ещё нет сотрудников . Из письма Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности работников».

Перечислим, кто обязан сдавать отчёт о среднесписочной численности:

• только что зарегистрированные юридические лица, независимо от наличия персонала;
• индивидуальные предприниматели-работодатели;
• организации, заключившие ;
• организации, которые не имеют сотрудников в штате.

Таким образом, не сдавать эти сведения вправе только ИП без работников, все остальные бизнесмены обязаны отчитаться.

Кого включать в численность для отчёта

Расчёт среднесписочной численности в 2018 году производится согласно Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 22.11.2017 № 772. В Указаниях перечислены категории работающих, которых включают в численность для отчёта, и тех, которые в расчёте не учитываются.

Много споров возникает по поводу внесения в СЧР информации об единственном учредителе, который и не получает зарплату. Надо ли учитывать его в количестве работающих, ведь он выполняет административные функции по руководству ООО? Нет, не надо, по этому вопросу есть четкий ответ в пункте 78 (ж) Указаний.

Среднесписочная численность рассчитывается только в отношении персонала, принятого по трудовому договору. В этом главное отличие этого показателя от отчётов в фонды, где учитывают ещё и работников, оформленных по договору гражданско-правового характера. При этом срок работы по трудовому договору значения не имеет, в сведения СЧР вносят всех, кто выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Отдельно учитывают тех, кто оформлен на полную ставку и тех, кто отрабатывает неполный рабочий день.

В общем случае среднесписочная численность определяется путем сложения количества работников списочного состава за каждый месяц отчётного года и деления полученной суммы на 12. Итоговый результат указывают в целых единицах, т.к. он означает количество работающих человек в штате.

Срок сдачи СЧР в 2018 году

Срок сдачи сведений о среднесписочной численности установлен статьей 80 НК РФ. Согласно ей сдать эту форму надо не позднее 20 января текущего года за предыдущий календарный год. Но срок сдачи отчёта о среднесписочной численности новых организаций (юридических лиц, которые только что созданы или реорганизованы) - не позже 20-го числа месяца , следующего за тем, в котором организация была зарегистрирована или реорганизована.

Например, создание ООО произошло 10 января 2018 года, следовательно, сдать сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации надо не позднее 20 февраля 2018 года. Далее компания отчитывается в общем порядке, т.е. за 2018 год отчёт о количестве работающих сдать нужно до 20 января 2019 года включительно.

Если срок сдачи нарушен, ООО будет оштрафовано по статье 126 НК РФ на сумму 200 рублей. Кроме того, возможно административное наказание должностного лица (главбуха или директора) на сумму от 300 до 500 рублей по статье 15.6 КоАП РФ.

Важно: сведения о среднесписочной численности работников новой организации хоть и сдаются в ИФНС, но не являются налоговой декларацией, поэтому налоговики не вправе заблокировать расчётный счет ООО из-за опоздания со сроками сдачи.

Бланк отчёта

Отчёт СЧР сдают по на бланке, утвержденном приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению формы приводятся в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД 6-25/353@.

Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций состоит из одного листа и имеет достаточно простой вид.

В верхних строках формы (поля для заполнения выделены цветом) указывают ИНН и КПП юридического лица. Наименование ИФНС вписывается полностью с указанием номера и кода налогового органа. Наименование общества приводится полное, например, не «ООО «Альфа», а «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа».

Единственный значимый показатель отчёта СЧР - это среднесписочная численность, подсчитанная в соответствии с Указаниями № 772. Если сведения сдаются за прошедший календарный год, то в полях даты указывают 1-ое января текущего года. Сведения подписывает руководитель юридического лица, но это может сделать и доверенное лицо. При сдаче отчёта по доверенности надо вписать реквизиты этого документа и приложить копию.

Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций отличается от обычного ежегодного отчёта только датой. Обратите внимание на сноску, отмеченную знаком (*), - количество персонала указывается не на 1-ое января текущего года, а на 1-ое число месяца, следующего за месяцем, в котором ООО было зарегистрировано. Например, если компания зарегистрирована 10 января 2018 года, то численность штата указывается по состоянию на 1 февраля 2018 года.

Приводим образец заполнения отчёта о средней численности работников вновь созданного ООО, в котором трудовой договор заключен только с генеральным директором.

Способы подачи

Количество работающих по трудовому договору имеет значение не только при расчёте налогов, но и при выборе способа подачи отчёта СЧР: бумажный или электронный. Обычно сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации подают в бумажном виде, т.к. количество работающих, нанятых в первый же месяц, редко превышает 100 человек.

Правило статьи 80 (3) НК РФ гласит, что подавать налоговые декларации и расчёты в бумажном виде вправе только налогоплательщики, имеющие не более 100 человек. Если подходить буквально, то эта статья не должна распространяться на отчёт о среднесписочной численности, т.к. он не является налоговым. Однако налоговики настаивают на том, чтобы при количестве работающих выше 100 человек информация об их количестве тоже сдавалась в электронном формате.

На самом деле это требование особых трудностей не вызывает, учитывая, что с 2015 года плательщики страховых взносов обязаны сдавать отчётность по страховым взносам в электронной форме, уже начиная с 25 человек. То есть, если количество работников на вашем предприятии превысило 25 человек, всё равно придется оформлять электронную цифровую подпись, которой можно подписывать все отчёты.

Отчёт о количестве работающих подается в налоговую инспекцию по месту постановки на учёт: по прописке индивидуального предпринимателя или юридическому адресу ООО. Если документ оформлен на бумажном носителе, то сдать отчёт можно лично в ИФНС или по почте с описью вложения.

Если компания зарегистрирована в конце года (в конце 2014 года), то, возможно, в 2015 году вам не нужно готовить и сдавать бухгалтерскую отчетность. Дело в том, что для вновь созданных компаний предусмотрено специальное правило. А именно: если вы зарегистрировали фирму после 30 сентября, то можете выбрать, что в целях бухучета будет для вас первым отчетным периодом — время с даты государственной регистрации по 31 декабря года, в котором произведена государственная регистрация, включительно. Или период с даты государственной регистрации по 31 декабря года, следующего за годом государственной регистрации, включительно (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ).

Например, если вы зарегистрировались 25 ноября 2014 года, то сдавать бухгалтерскую отчетность вы можете только в 2016 году, по итогам 2015 года. А по окончании 2014 года готовить бухгалтерскую отчетность нет необходимости. Но, повторимся, вы сами решаете, пользоваться данным правом или нет. Выбранный порядок пропишите в учетной политике компании для целей бухучета или утвердите отдельным внутрифирменным приказом руководителя.

Что касается налоговой декларации по УСН, то для того чтобы ее не сдавать по итогам первого года работы, нужно быть зарегистрированным в декабре. Тогда первый налоговый период считается со дня создания компании до конца календарного года, следующего за годом создания (абз. 2 п. 2 и п. 4 ст. 5 НК РФ).

Например, компания зарегистрирована в конце года - 20 декабря. Значит, первым налоговым периодом по упрощенной системе налогообложения для нее будет период с 20 декабря 2014 года по 31 декабря 2015 года. Правда, если декларацию за первый год работы вы все-таки представите, полагаем, ошибкой это не будет. Аналогичный порядок применим и к справкам по форме 2-НДФЛ. Однако, поскольку здесь вы выступаете в качестве налогового агента, рекомендуем узнать точный порядок отчетности в своей налоговой инспекции. Возможно, с вас потребуют справки, даже если фирму вы создали в конце года.

Заметим: правило об освобождении от налоговой отчетности за первый год работы не распространяется на индивидуальных предпринимателей (письмо Минфина России от 27.07.2011 № 03-11-11/195). То есть даже если коммерсант зарегистрировался в последние дни декабря, ему все равно нужно представить декларацию по «упрощенному» налогу за тот год, в котором произошла государственная регистрация. Пусть даже декларация будет «нулевой». Ну а бухгалтерскую отчетность коммерсанты не сдают, поскольку они вправе не вести бухгалтерский учет (подп. 1 п. 2 ст. 6 Закона № 402-ФЗ).

Как для компаний, так и для предпринимателей-работодателей, которые зарегистрированы в конце года, не предусмотрено каких-либо исключений по отчетности во внебюджетные фонды. А также для подачи сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год. Однако напомним, что компания должна подавать такие сведения не только по итогам года (до 20 января включительно), но и не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором она была создана (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, если вы создали фирму в ноябре 2014 года, то первый такой отчет от вас ждут до 20-го декабря включительно.

Все конкретные сроки сдачи отчетных форм за год мы привели в таблице ниже.

Таблица Памятка по сдаче годовой отчетности налогоплательщиками, работающими на упрощенной системе налогообложения

Сроки и наполнение налоговой отчетности не ставится в зависимость от даты регистрации организации. Организация при отсутствии финансово-хозяйственной деятельности и не осуществляющая операций, в результате которых происходит движение денежных средств на счетах в банках (в кассе организации) вправе подать единую упрощенную декларацию не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. Указанная декларация заменяет подачу нулевых деклараций по НДС, налогу на прибыль и декларации по УСН для организации, применяющей соответствующий режим. Расчеты по страховым взносам подаются с нулевыми показателями. Если в период после регистрации организации до окончания месяца организация заключила договора с работниками, то необходимо подать сведения по форме СЗВ-М в ПФР.

В целях проведения налогового контроля организации подлежат постановке на учет в налоговых органах соответственно по месту нахождения. Постановка на учет осуществляется независимо от наличия обстоятельств, с которыми НК РФ связывает возникновение обязанности по уплате того или иного налога или сбора, на основании сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц (п.п.1,2,3 ст.83 НК РФ). Налоговым законодательством в частности статьей 80 НК РФ «Налоговая декларация, расчеты» не предусмотрено исключений или отдельного порядка сдачи отчетности для организации, момент регистрации которой приходиться на последнее число отчетного периода. Непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок налоговой декларации (расчета по страховым взносам) в налоговый орган по месту учета влечет взыскание штрафа в размере не менее 1 000 рублей, при отсутствии основании для уплаты налогов и сборов (п.1 ст. 119 НК РФ). В соответствии с п. 2 ст. 80 НК РФ лицо, признаваемое налогоплательщиком по одному или нескольким налогам, не осуществляющее операций, в результате которых происходит движение денежных средств на его счетах в банках (в кассе организации) и не имеющее по этим налогам объектов налогообложения, вправе представить по данным налогам единую (упрощенную) налоговую декларацию не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, полугодием, 9 месяцами, календарным годом.

Не предоставляются налоговые декларации (расчеты) по налогам, по которым организация освобождена от обязанности по их уплате в связи с применением специальных налоговых режимов в отношении соответствующей деятельности.

Организации при отсутствии финансово-хозяйственной деятельности необходимо также подать расчет по страховым взносам с «нулевыми» показателями (Письмо Минфина России от 24.03.2017 № 03-15-07/17273). Обязанность подать сведения (не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом) о застрахованных лицах по форме СЗВ-М возникает при наличии у организации работников, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры (п.2.2 ст. 11 Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ).