Собрание - это совместное присутствие группы (коллектива) граждан в определённом месте для обсуждения разных тем или решений определённых проблем.

Есть ещё другое понятие собрания - это сбор всего трудового коллектива предприятия или организации, для решения насущных любых вопросов и доведения сведений масс решений руководства.

Одним из наиболее сложных вариантов делового взаимодействия являются собрания - особенно если они проводятся в ситуации конфликта или кризиса в организации. Для ряда организаций собрания являются высшим органом управления. Поэтому создаваемые по итогам их работы документы всегда затрагивают стратегические планы организации и влияют на психологический климат в коллективе.

Основными ориентирами при подготовке собраний служат нормативно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность самой организации в целом и собрания как органа коллегиального управления. К числу таких документов относятся: учредительный договор, устав организации, законодательные акты, играющие роль типовых положений подобного рода учреждений. В таких документах нередко содержатся указания о том круге вопросов, которые могут быть вынесены на коллегиальное обсуждение, включены в повестку дня собрания. Кроме того, в организационно-распорядительных документах часто приводятся описание процедуры подготовки к собранию, регламент этой работы, определяющие степень уместности тех или иных технологий делового взаимодействия.

Практика показывает, что в конфликтных ситуациях большое значение приобретает то, как именно составлена повестка дня собрания. Вероятность конструктивного разрешения конфликта повышается, если в повестку войдут только вопросы, непосредственно затрагивающие суть конфликта, предмет возникших противоречий. Если помимо самого конфликта предпринимается попытка в ходе собрания решить и какие-то дополнительные вопросы, то такой повесткой создается предпосылка развития конфликта как лавинообразного. Это связано с привлечением к непосредственному взаимодействию одновременно большого числа людей. Их разнонаправленные интересы в сочетании с задаваемыми конфликтной ситуацией установками на соперничество могут спровоцировать дальнейшее расширение конфликтной области, разрастание и усложнение возникших противоречий.

Многие деловые собрания и совещания проводятся в виде дискуссий. При массовой дискуссии все участники, за исключением председателя, находятся в равном положении. Специально подготовленные докладчики не назначаются, в то же время все присутствуют не только в качестве слушателей. Специальный вопрос обсуждается в определенном порядке, обычно в соответствии со строгим регламентом и под председательством должностного лица.

Для формирования собрания и готовности к содержательному общению за несколько дней до его проведения, им может быть представлена справка по существу обсуждаемой проблемы. Для ее составления целесообразно создать группу экспертов, ориентированных на проведение всестороннего анализа положения дел в организации.

Как правило, материалы к собранию (повестка, тезисы или тексты докладов, проекты решений и т. п.) предоставляются будущим участникам собрания не позднее, чем за три-четыре дня до его начала. Это позволяет им вносить изменения в уже разработанные документы, а затем оперативно представлять свои предложения в ходе собрания.

В психологическом плане работа с документами уже в ходе самого собрания позволяет снизить вероятность обострения личных антипатий между конфликтующими сторонами. Обращение к документу, минуя прямое взаимодействие с оппонентом, введение документа как опосредствующего звена снижают вероятность вспышки аффективных реакций, протекания конфликта по сценарию взрыва.

Работа с конфликтом во время собрания по игровому сценарию зачастую приобретает более управляемый характер, если удаётся принять общий регламент. Для облегчения работы над проектом регламента можно использовать в качестве исходной заготовки следующую распространенную схему проведения собраний:

• · вступительное слово общей продолжительностью от 3 до 5 минут, в котором сообщаются общие правила работы собрания, режим его проведения, примерное время окончания;
• · основной доклад продолжительностью от 25 до 30 минут (если на собрании вынесены диаметрально противоположные позиции конфликтующих сторон, то на изложение своих взглядов каждому должно быть предоставлено равное время, но желательно, чтобы в сумме оно не превышало 30 минут, - иначе в результате естественного утомления, собравшиеся просто становятся невнимательными);
• · вопросы к докладчикам и их ответы (каждый вопрос и ответ - не более 2х минут);
• · выступления содокладчиков, дополнительные сообщения (не более 10-15 минут на всех выступающих с дополнительными сообщениями в силу причин, отмеченных в пункте 2);
• · вопросы содокладчикам (не более 1 минуты на каждый вопрос и ответ на него);
• · выступления участников собрания (5-7 минут);
• · ответы докладчиков (не более 5 минут каждому);
• · ответы содокладчиков (не более 3 минут каждому);
• · справки по ходу собрания (их должно быть не более трех-пяти, чтобы не отвлекать внимание от основной темы и не порождать ощущения слабой предварительной подготовки к собранию; на одну справку следует отводить не более 3 минут);
• · чтение проекта решения собрания (не более 5 минут);
• · предложения по проекту решения (не более 1-3 минут на каждое);
• · подведение итогов собрания (не более 10 минут).

При наличии 50-75 участников считается оптимальным проведение перерывов по 10 минут через каждый час. При большем числе участников перерыв целесообразно проводить через 1,5-2 часа работы и делать его длительностью 15-20 минут.

Приведенная схема структурирования собрания по содержанию и времени носит примерный характер. Но каким бы неопределенным, ни казалось то, что будет происходить во время собрания, организаторы должны предварительно продумать и разработать свой проект регламента. Если в условиях конфликта по ходу собрания начинается обсуждение совершенно неподготовленного регламента, то сам этот рабочий вопрос может стать лишним поводом для активизации конфликтных установок, бесполезного «выяснения отношений».

Повышенное эмоциональное возбуждение, характерное для любого публичного выступления, а тем более для выступления на собрании в связи с конфликтной ситуацией, требует от каждого выступающего серьезной проработки, как структуры, так и содержания своего сообщения. Любое выступление обязательно должно содержать конструктивные предложения по решению обсуждаемой на собрании проблемы. В ситуации конфликта на собрании особенно опасны эмоциональные реплики, задевающие присутствующих. Поэтому из публичных выступлений эмоциональные выпады следует исключать.

Если выступление носит характер доклада, оно должно содержать в себе:

• · краткое определение цели сообщения;
• · изложение основных фактов;
• · лаконичное четкое изложение предлагаемых путей решения проблемы;
• · краткое содержательное заключение.

Намеченным согласно регламенту докладчикам следует заранее подготовить текст, своего выступления. Материалом для выступления могут служить данные, полученные в результате проведенного анализа дел в организации. Кроме того, доклад следует выверить с учетом повестки дня и существующих данных по отчетности организации. Не следует перегружать доклад цифровым материалом: должны быть использованы только ключевые показатели, помогающие собравшимся оценить сложившуюся ситуацию и понять смысл предлагаемых решений.

При подготовке докладчика к выступлению можно рекомендовать прочесть текст доклада вслух в том ритме и манере, в которой он собирается делать это на собрании. Это, во-первых, позволяет определить и скорректировать временные рамки выступления. Во-вторых, это способствует более быстрому ориентированию в тексте. Такое ориентирование оказывается очень полезным в эмоционально-насыщенной атмосфере собрания, когда докладчика могут прервать, он сам может сбиться или если ему вновь нужно будет вернуться к какому-то фрагменту выступления. Так как собрание - это дорогостоящий коллегиальный орган стратегического управления, то время, потраченное докладчиком на предварительную работу над своим выступлением является вполне оправданным.

При решении конфликтных вопросов организаторами общих собраний большое внимание должно уделяться составлению протокола, который представляет собой важный организационно-распорядительный документ. В этом протоколе должны быть зафиксированы ход обсуждения затронутых вопросов, процедура принятия решений и сами решения собрания.

В современных условиях протокол часто составляется не по ходу собрания, а на основе видео- или аудиозаписи. В плане оперативности и удобства обработки и документального оформления предпочтительной является цифровая запись собрания. Но даже в случае использования цифровой техники для того, чтобы не упустить значимые моменты собрания, все, же рекомендуется сопровождать аудио- или видеозапись происходящего составлением чернового рукописного протокола с указанием времени ключевых событий. Такой протокол помогает в дальнейшем расшифровать записанное на пленке и качественно отразить его в содержании основного протокола.

Большое значение для протокола как для официального документа имеет соблюдение правил его оформления. Протокол датируется днем проведения собрания, а не моментом его подписания. Если собрание проходило несколько дней, то протокол датируется днем начала и днем окончания, которые указываются через дефис. Кроме того, в протоколе указывается его порядковый номер, который соответствует порядковому номеру собрания. Также указывается название населенного пункта, в котором собрание проводилось.

При составлении протокола следует учитывать, что по полноте освещения обсуждаемых вопросов такие документы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступающих лиц. Содержательная сторона выступлений в кратком протоколе не отражается. Если собрание посвящено разрешению конфликта, то подобные протоколы могут составляться только при наличии средств фиксации содержания докладов и выступлений (стенограмм, заверенных текстов докладов и выступлений, добротных аудио- или видеозаписей). В этом случае в протоколе делается запись о том, что соответствующие развернутые записи выступлений к нему прилагаются. Если это невозможно, то должен быть подготовлен развернутый протокол, полностью отражающий ход обсуждения, предлагаемые и принимаемые решения.

В ходе собрания окончательный вариант полного протокола составить практически невозможно. Поэтому составляется черновой протокол. При решении острых вопросов подобного рода протоколы могут составляться не одним, а несколькими участниками собрания, которые затем в пятидневный срок составляют и оформляют чистовой вариант протокола.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Окончательные решения собрания доводятся до его участников в виде самостоятельных документов - постановлений и решений, которые создаются на основе содержащегося в протоколах материала.

Соблюдение указанных процедур, хотя и не гарантирует полного решения возникших противоречий, все же создает предпосылки для конструктивной и эффективной работы собрания. Из-за большого числа участников, нестандартности ситуации во время собраний у людей снижается способность к самоконтролю, ухудшается эффективность прогнозирования. Описанные процедуры выполняют роль вынесенных на бумагу схем ориентировки в нестандартной ситуации. Высвобождая от таких схем сознание людей, организаторы собрания облегчают его участникам интенсивную работу над сутью проблемы, а не над задачей по ведению самого собрания.

В целом работа по подготовке к собранию должна быть направлена на максимальное облегчение концентрации внимания его участников на сути разрешаемых противоречий. Для этого должно быть организовано решение всех возможных процедурных вопросов, а также предусмотрен контроль за подготовкой всей необходимой информации, по существу вынесенной на обсуждение проблемы.

Как на этапе подготовки к собранию, так и в ходе его проведения необходимо учитывать индивидуальные особенности участников собрания. Организаторы обязаны обеспечить понимание участниками того, что именно от их воли и намерений во многом зависит эффективность деятельности всей организации в целом.

Когда мы говорим о собраниях, имеется в виду сбор своего персонала независимо от количества человек, работающих в компании. Часто у руководителей и владельцев бизнеса возникает такой вопрос: «У меня всего два человека, зачем мне их собирать?». Это большое заблуждение и тотальная ошибка, потому что если этого не делать, то с ростом компании и количества сотрудников не будет выстроен данный механизм, что обязательно скажется на работе организации как единого организма.

Мотивированный сотрудник - это специалист, который относится к трудностям своей должности или компании, как к собственным, и он активно действует на своем рабочем месте.

Собрания решают сразу две задачи: появляется идея, которой руководствуется сотрудник и, соответственно, возникает желание действовать, причем в большом количестве.

В отношении идеи. Есть шкала мотивации, шкала побудительных мотивов. Каждый последующий уровень от самого низкого содержит предыдущий, это стоит помнить: от низкой мотивации к высокой:

1. Деньги. Сотрудник работает только ради денег. Это самый низкий уровень, ведь если ему интересна только финансовая выгода, он в любой момент встанет и уйдет от вас, потому что в другом месте просто платят больше. Причем сотрудник может быть профессионалом, однако на первом месте у него стоят именно деньги, и когда он уходит, руководитель расстраивается. Это специалисты, которые знают себе цену, но они ориентированы на исключительно денежную составляющую.
2. Личная выгода. Здесь человека интересуют не только деньги, но и то, что он получит конкретно для себя. Это может быть корпоративное обучение, официальное трудоустройство, различные бонусы, оплачиваемые средства связи, близость работы к дому. Такие люди руководствуются выгодами, которые могут получить от компании. Например, 40% воспитателей в детском саду - это не профессиональные педагоги, а мамы, которые, в первую очередь, хотели получить место в дошкольном учреждении для своего ребенка.
3. Личная убежденность. Сотрудник считает себя специалистом в своей области, и он смотрит, в какой компании свои способности он будет использовать. Для него важно быть полезным, он смотрит, что может дать организации.
4. Долг. Долг - это состояние человека, когда он разделяет цели бизнеса и компании, в которой работает.

Важно формулировать цель, ставить ее для фирмы и обязательно озвучивать.

Итак:вы собрали людей на мотивационном собрании: советуем проводить его хотя бы один раз в месяц, причем желательно собрать всех сотрудников одновременно. Так, например, вы поставили специалистам план на месяц получить выручку 1 миллион рублей, соответственно, этот план можно разделить на четыре недели и сделать план на неделю - 250 тысяч рублей.

«Коллеги, закончился январь, на этот месяц был план - один миллион рублей. По результатам месяца, мы выполнили его лишь на 800 тысяч, а я напомню, что план был 1 миллион».

Независимо от того, выполнен или не выполнен план, вы всегда показываете его в привязке к цели. Необходимо еще раз ее проговорить, ведь, возвращаясь к шкале, сотрудников нужно привести в состояние, когда они будут разделять ваши цели, к состоянию согласия с целями. Это четвертый уровень мотивационной шкалы.

Таким образом, можно постепенно приводить людей к согласию с целью, которая стоит перед всей компанией. Если цель известна не всем, то это то же самое, что выйти в море с командой, которая не знает, куда необходимо причалить. По этой причине специалисты начнут делиться на маленькие группы, каждая из которых будет достигать своей цели. И задача руководителя заключается в том, чтобы сдерживать иные намерения этих сотрудников: один будет работать ради денег, второй - удовлетворять личные выгоды, а кто-то будет вкладывать всю душу в компанию, однако руководитель должен всех их пытаться удержать в рамках цели, которая не озвучивается.

Идея мотивационного собрания - держать людей на цели и все время проговаривать, куда движется фирма.

Кроме того, есть смысл рассмотреть категории людей, которые вам нужны. Спросите у любого руководителя, зачем ему нужны сотрудники и он ответит, что ожидает от них определенной помощи, заключающейся в достижении ими результатов и целей, которые перед ними стоят.

Если специалисты не делают этого, то собственник «приклеивается» к своему бизнесу и становится заместителем подчиненных, доделывая работу за сотрудников. Без него бизнес просто не работает!

Необходимо правильно распределять внимание перед сотрудниками. Придавайте значимость людям, которые приносят результат.

Есть три типа внимания:

1. Положительное (хвалить сотрудника);
2. Отрицательное (ругать сотрудника);
3. Игнорирование (отсутствие внимания).

Все познается в сравнении, но что для вас комфортнее: когда хвалят или ругают? Конечно, хвалят. Встает вопрос: игнорирование или ругань. Многие говорят: лучше ругайся, но делай хоть что-то. К сожалению, это очень часто происходит в компаниях. Есть одна вещь, которая абсолютно непонятна владельцам - это создание моды. Постоянно ругаясь, вы создаете для сотрудников моду на то, что нужно сделать что-то не так, чтобы «отхватить» от руководства.

Помните эти два момента и применяйте на своих мотивационных собраниях.

2. Как выступать на собрании компании

«Боже мой, ну и время выбрали для собрания! Неужели эти пустоголовые идиоты не знают, что я по уши увяз в работе и у меня нет времени даже на то, чтобы черкнуть пару строк?»

Возмущение – это нормальная реакция сотрудников компаний, распространенная гораздо шире, чем мы думаем. Хотя практически все компании устраивают собрания чуть ли не ежедневно, собрания не всегда являются запланированными и нередко проходят очень неорганизованно из-за отсутствия надлежащего руководства. Вопросы, которые можно было бы решить с помощью двух или трех телефонных звонков, нескольких электронных писем или короткой беседы в коридоре, нередко парализуют работу важных специалистов, которые вынуждены сидеть на собрании.

Хорошо спланированные и правильно проведенные собрания могут принести великолепные плоды. Давайте посмотрим, что можно сделать, чтобы собрания компании всегда были продуктивными.

Начните с повестки собрания

Когда дело доходит до собрания, подумайте, так ли уж оно необходимо.

Если вы сделали вывод, что собрание действительно нужно провести, проанализируйте вопросы, которые хотите обсудить, и составьте повестку собрания, руководствуясь приоритетами этих вопросов.

Это может показаться очевидным, но большинство собраний проходит так скверно именно потому, что повестка дня на них отсутствует.

Спланируйте, сколько времени вы собираетесь потратить на каждую тему, чтобы у вас сложилось понимание общей продолжительности собрания. Таким образом, если обсуждение одного из пунктов повестки затянется, вы сможете компенсировать это, сократив обсуждение других вопросов или вообще исключив некоторые пункты повестки.

Разделите собрание на несколько этапов

Следует спланировать каждый этап собрания, чтобы облегчить участие в нем людей, обмен информацией, руководство принятием решений, установить очередность ответов на вопросы и облегчить преодоление разногласий.

1. Заявление. Руководитель должен сделать краткое вступление, в котором будет четко изложена обсуждаемая проблема, цель собрания; собранная информация; все это будет способствовать эффективному участию людей в собрании и поможет достичь желаемых результатов.

2. Обсуждение сути вопроса. После вступления группа начинает обсуждать суть дела, погружается в проблему и предлагает способы ее решения.

3. Решения. Во время дебатов от одних предложений отказываются под весом опровергающих аргументов, тогда как другие оказываются более рациональными и последовательными. Они и ложатся в основу решений, которые будут приняты на собрании.

4. Подведение итогов. Это последняя и одна из самых важных частей собрания, потому что, еще раз повторяя каждое решение, можно устранить любые ошибки или вопросы. Если на этой стадии проблема остается нерешенной, то пришло время продолжить ее обсуждение – до тех пор, пока собравшиеся не найдут выход.

Ведите себя соответствующим образом

Если вы будете вести себя в соответствии с некоторыми базовыми предложениями, то сможете эффективно участвовать в собраниях и создать себе положительный имидж специалиста. Необходимо учитывать ряд важных аспектов.

Поза

Ваша поза является важным индикатором степени вашей заинтересованности вопросами, которые обсуждают на собрании. Если вы лениво развалились на стуле или поставили локти на стол, вас могут счесть безучастным. Покажите свой интерес, слегка наклонившись всем телом вперед, – в этом случае вы будете выглядеть дисциплинированным, бдительным и решительным.

Поскольку количество присутствующих обычно невелико (менее двадцати человек), вы, скорее всего, будете выступать сидя; поэтому ваши жесты должны быть умеренными и сдержанными. Приберегите размашистые жесты для эмоциональных моментов и тех идей, которые хотите подчеркнуть.

Визуальная коммуникация

Визуальная коммуникация важна, чтобы вы могли заявить о себе как участнике собрания, для облегчения усвоения обсуждаемой темы и для того, чтобы видеть, как люди реагируют на ваше послание. Участвуя в собрании, не смотрите в пространство, не отвлекайтесь на детали освещения, украшений на стенах, пепельниц и т. д. – и не рисуйте машинально своей ручкой. Когда слушаете, внимательно и заинтересованно смотрите на человека, а когда говорите, смотрите на всех остальных участников собрания.

Словарь

Мы уже увидели, что правильным является такой словарь, который отвечает запросам аудитории. Если вы находитесь на собрании техников из соответствующего подразделения вашей компании, вы можете пользоваться профессиональным языком, принятым в этой сфере. Если же на собрании присутствуют люди из разных подразделений, то лучше избегать столь специфического технического словаря, чтобы все присутствующие смогли легко вас понять.

То, как вы говорите

Когда вы участвуете в собрании, говорите ясно и обдуманно; излагайте свою точку зрения с энтузиазмом, но всегда с определенной долей сдержанности. Даже если есть разногласия, вы должны оставаться спокойным и собранным и обсуждать свои идеи без излишнего жара, не позволяя эмоциям взять верх над голосом разума.

Предметность

Обычно собрания занимают так много времени, потому что люди говорят о вещах, не имеющих отношения к теме обсуждения. Помните, что когда вы участвуете в собрании, вы должны знать, какова его цель и какие вопросы будут рассмотрены, чтобы вы смогли предметно сформулировать свои идеи, не уходя в сторону.

Подготовка

Ясно, что гораздо легче быть предметным, если вы подготовитесь заранее, до собрания, разложите все материалы по степени важности и предусмотрите возможное сопротивление людей вашим идеям.

Серьезность

Никто не хочет быть чрезмерно серьезным во время собрания, но избыток шуток может препятствовать прогрессу. Используйте юмор в умеренных дозах, сохраняйте присутствие духа и никогда не позволяйте себе насмешек, которые могут унизить или оскорбить ваших компаньонов.

Естественность

Вы не должны пресекать свое естественное поведение просто потому, что пришли на собрание. На некоторых собраниях вы можете испытывать некоторую скованность, но это не причина отказываться от того, как вы поступаете обычно – особенно на рабочем месте, где люди прекрасно знают друг друга. Если вы поведете себя иначе, люди заметят это, что может иметь сокрушительные последствия для поддержки ваших идей и вашего имиджа.

Как проводить собрание

Успех собрания почти всегда зависит от человека, который руководит им. В роли руководителя вы должны стремиться к достижению следующих целей:

Мотивировать каждого активно участвовать в собрании;

Уделить самое пристальное внимание мышлению группы;

Предоставить информацию, необходимую для продолжения дискуссии;

Сделать так, чтобы обсуждение не отклонялось от намеченных целей и возникших проблем;

Поддерживать атмосферу доброжелательности;

Поощрять неформальный тон, но без вульгарности;

Избегать деликатных ситуаций и разбираться с ними;

Демонстрировать надлежащее присутствие духа;

Задавать вопросы, способствующие рождению и разработке групповых идей;

Начать и закончить собрание вовремя;

Избегать личных нападок;

Обеспечивать спокойствие, сердечность и терпимость;

Признавать важность каждого из участников.

Исходя из этих целей, руководитель должен учитывать следующие вещи, касающиеся его роли и поведения.

1. Если человек пришел на собрание, у него должно быть, что сказать. Именно руководитель собрания должен побуждать всех участников проявить активность.

2. Поскольку руководитель занимает высокое положение в организации, он должен сохранять нейтралитет. Если он будет высказывать свое мнение, то все подчиненные (иногда просто ради сохранения своей работы) могут отказаться от идеи высказать то, что думают на самом деле. Поэтому руководитель должен выслушать на собрании как можно больше информации, отвечать на вопросы и поощрять обсуждение заявленной темы, но при этом он должен оставаться нейтральным.

Возможно, у вас, как у некоторых руководителей, при обсуждении серьезных вопросов появляется хмурый вид. Это может напугать подчиненных, они не станут говорить того, что думают, и активно участвовать в собрании, чего хотелось бы вам. Конечно, вы не можете все время улыбаться, говоря о серьезных вещах, но более расслабленное выражение лица может дать хорошие результаты.

Как вести себя в качестве участника собрания

Если вы знаете, как правильно вести себя в качестве участника собрания, то вероятность того, что ваши идеи возобладают, а вы произведете благоприятное впечатление, существенно повышается.

Когда вам задают вопрос, отвечайте на него твердо, уверенно и убежденно.

Говорите понятно и с такой скоростью, чтобы люди успевали за вашими рассуждениями.

Если ваши знания и опыт могут оказаться полезными, просите слова без колебаний.

Не отвечайте на вопросы, заданные другим участникам собрания, за исключением тех случаев, когда на них не могут ответить, а вы уверены, что ваша помощь окажется полезной.

Придерживайтесь заданной темы и не ведите параллельных разговоров.

Когда говорите, смотрите на всех собравшихся; когда слушаете, смотрите на того, кто говорит.

Не создавайте напряжения, критикуя своих коллег или отпуская неуместные саркастические замечания.

Если вам нужно опровергнуть какую-то идею, постарайтесь не задеть чувств присутствующих. Опирайтесь на дипломатию и понимание противоположной точки зрения.

Не доминируйте на собрании; дайте и другим шанс высказаться.

Некоторые люди ошибочно думают, что для полноценного участия в собрании они должны много говорить. В некоторых ситуациях можно принимать активное участие, не говоря ни слова, поскольку внимание, с которым вы следите за дебатами, делаете заметки и просите что-то уточнить, красноречиво свидетельствует о вашем участии.

Если вы полагаете, что должны произнести на собрании хотя бы несколько слов, но не знаете, что сказать, вы можете делать комментарии – желательно одобрительные – относительно мнений других участников. Если вам нечего сказать, то не надо тратить слова на то, чтобы раскритиковать что-то.

Как разрешать деликатные ситуации на собрании

Как поступить с отсутствием интереса

Те, кому неинтересно, остаются безучастными. Они сидят по дальним углам, занимаясь посторонними делами (читают журналы и газеты или рисуют на листке бумаги), демонстрируя полное отсутствие интереса к обсуждаемому предмету.

В этом случае для решения проблемы задайте им вопрос и дайте определенный срок, чтобы они обдумали ответ на него и вернулись обратно.

Как избежать посторонних разговоров

Иногда присутствующие болтают с соседями, обычно на темы, которые не имеют ничего общего с обсуждаемыми на собрании.

Один из способов решить эту проблему – сделать паузу, чтобы эта болтовня оказалась самым громким звуком, а люди ощутили неловкость и замолчали. Если это не сработает, попросите человека высказать свое мнение, чтобы все присутствующие могли его выслушать.

Как контролировать «монополиста»

Такой человек всегда готов рассказать историю или анекдот, высказать свое мнение о чем угодно, он разговаривает громко и смеется. С такими людьми трудно иметь дело; чтобы взять их под контроль, вам надо быть сильной личностью и уделить этому делу пристальное внимание.

Один из вариантов – поговорить с таким человеком заранее и деликатно объяснить ему, что его поведение мешает успешному ходу собрания и активному участию в нем остальных присутствующих. Если это не сработает, попросите его выступить на собрании только тогда, когда подойдет его очередь, и прервите его, если он попробует сказать что-то в другое время.

Как мотивировать молчунов

Люди, хранящие молчание на собраниях, или стесняются, или не уверены, что их присутствие имеет смысл.

Чтобы помочь им активнее участвовать в собрании, просите их как можно чаще высказывать мнение по вопросам, связанным с их сферой деятельности, или относительно предложений других участников. Действуйте тактично, но твердо.

Как нейтрализовать пессимиста

Пессимисты считают, что ничего не сработает, все решения невыполнимы и никто не знает, что надо делать. Во всем они видят только плохое. Если вы попросите объяснить причину их несогласия, то для оправдания своего пессимизма они зачастую смогут привести вам хороший пример для сравнения.

Для решения этой проблемы попросите их просто сидеть, слушать и записывать свои предложения, воздержавшись на какое-то время от высказывания мнений.

Как избежать вмешательства «защитника»

Присутствующие этого типа всегда хотят получше объяснить, что только что сказали их коллеги: «То, что на самом деле Джон имел в виду, когда говорил…» Сначала попросите их дать коллеге высказаться. А затем пусть изложат собственную версию. Спросите выступавшего коллегу, правильно ли это объяснение и что именно он подразумевает.

Как справляться с отступлениями и возражениями

Вы замечали, как люди реагируют на то, что их идеи отвергают или критикуют? Независимо от того, правы авторы этих идей или нет, они преисполняются убежденности и начинают защищаться всеми возможными способами, чтобы их мнение победило. Это случается почти с каждым, независимо от истории его жизни или служебного положения. Это нормальная реакция.

Поскольку это предсказуемое человеческое поведение, высказывать возражения нужно с соблюдением определенных мер предосторожности.

Сослаться на свой собственный пример

Если вы сами пытались делать нечто похожее на то, что предлагает сейчас человек, отстаивающий свою идею, расскажите ему об этом, попытайтесь показать, насколько та идея была важна для вас и как было трудно убедить себя в ее ошибочности. Эта причастность даст вам право говорить на эту тему и продемонстрирует вашу солидарность с коллегой, который после этого с большей готовностью выслушает ваши соображения.

Согласитесь по ряду пунктов

Согласитесь с предложением по ряду пунктов и просто попросите разрешить вам предоставить дополнительную информацию. Это разоружит автора идеи, и он с интересом выслушает вас.

Пример: «Я полностью согласен с предложением Пола, касающимся поведения нашего производственного отдела и отдела продаж. Он совершенно случайно ошибся в приведенных цифрах; он выполнил все статистические расчеты, прочитал отчеты отдела продаж и точно оценил общие перспективы поведения рынка в будущем году. Я просто хотел бы добавить несколько деталей, которые могут помочь при принятии решений». (Пауза, подождите положительной реакции со стороны вашего коллеги.) Я провел одно исследование…» (с этого момента вы можете начать высказывать свои возражения).

Защита человека от недоброжелателя

Если у человека, высказавшего идею, есть враг, а вы согласны с идеей, то выскажите свое мнение до того, как последуют возражения со стороны противника.

Пример: «Я в курсе усилий Пола, направленных на защиту проекта по диверсификации производственной линии компании. Препятствия, которые неожиданно возникли, объясняются действиями специалистов, незнакомых с исследованиями Пола и неспособных оценить его опыт в осуществлении предложенных изменений. Я знаю, насколько серьезна работа Пола, и хочу предложить для рассмотрения дополнительную информацию, потому что знаю, что Пол ставит производительность нашей компании превыше чьих-либо исследований» (здесь можно начинать высказывать возражения).

Высказывая свои идеи в такой форме, вы не заденете ничьих чувств и не вызовете ненужной оборонительной реакции.